Maak je gebruik van AdvocaatCentraal voor je dossierbeheer? Dan bespaart de koppeling tussen Tribe CRM en AdvocaatCentraal je veel tijd. Fouten die mogelijk ontstaan door het handmatig invoeren van relaties zijn voorgoed verleden tijd. De koppeling tussen AdvocaatCentraal en Tribe CRM biedt je het beste van twee werelden, dossierbeheer én relatiebeheer.
Hoe activeer ik de koppeling?
De koppeling tussen AdvocaatCentraal en Tribe CRM zorgt voor een twee-weg synchronisatie van relaties en adressen.
AdvocaatCentraal kent twee soorten relaties, namelijk bedrijven en particulieren. Contactpersonen kunnen in AdvocaatCentraal bij zowel organisaties als personen worden aangemaakt. In Tribe CRM is dat niet het geval, hier kan een contactpersoon alleen bij een organisatie worden aangemaakt. In de koppeling worden daarom alleen contactpersonen bij organisaties gesynchroniseerd.
In AdvocaatCentraal wordt het onderscheid gemaakt tussen de volgende relatietypen:
- Cliënt
- Advocaat
- Wederpartij
- RvR
- Betalende partij
Welke relatietypen gesynchroniseerd worden naar Tribe CRM bepaal je zelf bij het activeren van de koppeling. Volg daarvoor onderstaande stappen:
- Open de marktplaats in Tribe CRM.
- Klik op het tabblad CRM.
- Open de AdvocaatCentraal koppeling.
- Voer in het veld Office het administratienummer van AdvocaatCentraal in. (Dit is het kantoornummer).
- Voer in het veld API key het juiste nummer in. Dit is te kopiëren uit AdvocaatCentraal via het tabblad kantoor. Klik bij de API key op de knop Nieuw.
- Koppel het juiste Tribe CRM relatietype aan de typen relaties in AdvocaatCentraal. Een lege koppeling zal niet worden gesynchroniseerd naar Tribe CRM.
- Klik op de knop Synchroniseren. De synchronisatie van data kan even duren, afhankelijk van de hoeveelheid data.
Hoe werkt de synchronisatie met AdvocaatCentraal?
Er zijn drie synchronisatie momenten:
- Initiële synchronisatie na activatie van de koppeling
- Periodieke synchronisatie van AdvocaatCentraal naar Tribe CRM
- Directe synchronisatie van Tribe CRM naar AdvocaatCentraal
Initiële synchronisatie na activatie van de koppeling
Na het activeren van de koppeling worden direct alle relaties uit AdvocaatCentraal gesynchroniseerd naar Tribe CRM. Afhankelijk van het aantal relaties kan dit enige minuten duren. In het activatiescherm van de koppeling wordt altijd weergegeven wanneer de synchronisatie is uitgevoerd. Bij de initiële synchronisatie wordt geen duplicaten controle uitgevoerd op bestaande relaties in Tribe CRM.
Contacten, die in AdvocaatCentraal zijn gemarkeerd als ‘verwijderd’ of ‘gearchiveerd’, worden niet naar Tribe CRM gesynchroniseerd.
Periodieke synchronisatie van AdvocaatCentraal naar Tribe CRM
Na het uitvoeren van de initiële synchronisatie worden nieuwe relaties en wijzigingen van bestaande relatiegegevens in AdvocaatCentraal periodiek bijgewerkt in Tribe CRM. De periodieke synchronisatie interval staat ingesteld op 5 minuten. De synchronisatie en duplicaten detectie van de relatiegegevens vindt plaats op basis van een uniek ID in AdvocaatCentraal.
Directe synchronisatie van Tribe CRM naar AdvocaatCentraal
Een aanpassing van een bestaande relatie in Tribe CRM wordt direct doorgevoerd in AdvocaatCentraal. De synchronisatie van de relatiegegevens vindt plaats op basis van een uniek ID in AdvocaatCentraal.
Let op: AdvocaatCentraal is het startpunt voor het aanmaken van nieuwe relaties. Na het invoeren van een nieuwe cliënt, advocaat etc. worden deze gegevens naar Tribe CRM gesynchroniseerd. Nieuwe relaties die direct in Tribe CRM worden ingevoerd worden niet naar AdvocaatCentraal gesynchroniseerd.
Deactiveren en verwijderen van gegevens.
Na verloop van tijd is het natuurlijk mogelijk dat relatiegegevens moeten worden opgeschoond.
Verwijderen van gegevens
Als je gegevens uit Tribe CRM verwijderd, dan is het belangrijk om te weten dat de koppeling nooit gegevens zal verwijderen uit AdvocaatCentraal. Andersom is dit ook het geval. Wanneer je gegevens uit AdvocaatCentraal verwijdert, worden deze gegevens nooit uit Tribe CRM verwijderd.
Deactiveren van gegevens
Wanneer je een relatie in AdvocaatCentraal archiveert, wordt deze in Tribe CRM op dit moment nog niet verwerkt met de status ‘voormalig’. De relatie blijft nog actief.
Welke gegevens worden gesynchroniseerd?
Onderstaande gegevens worden automatisch bijgewerkt d.m.v. de koppeling.
Organisatie/bedrijf:
| AdvocaatCentraal | Tribe CRM |
|---|---|
| Bedrijfsnaam | Organisatienaam |
| Telefoonnummer | Telefoonnummer |
| E-mailadres | |
| Website | Website |
| KvK | Kvk nummer (Dit veld wordt alleen gesynchroniseerd indien in Tribe CRM gebruik wordt gemaakt van de KvK koppeling.) |
Contactpersoon bij een organisatie:
| AdvocaatCentraal | Tribe CRM |
|---|---|
| Voornamen | Roepnaam |
| Achternaam | Achternaam |
| Tussenvoegsels | Tussenvoegsels |
| Voorletters | Voorletters |
| Geboortedatum | Geboortedatum |
| Geslacht | Geslacht |
| Functie | Functie |
| Doorkiesnummer | Telefoonnummer (zakelijk) |
| Mobiel |
|
| Privé telefoon | Privé telefoon |
| E-mailadres |
|
Particulier:
| AdvocaatCentraal | Tribe CRM |
|---|---|
| Naam | Achternaam |
| Privé e-mailadres | |
| Telefoon | Privé telefoonnummer |
Adressen:
Bij een relatie is het mogelijk adressen te registreren. Een relatie in AdvocaatCentraal kan één of meerdere adressen bevatten. Aan de hand van het soort adres wordt een vertaling gemaakt naar het adres in Tribe CRM. Onderstaande adres typen worden gesynchroniseerd.
Organisatie:
- hoofdkantoor = bezoekadres
- postadres = postadres
Persoon:
- privé = privé adres
Let op: In AdvocaatCentraal is het mogelijk een ander type adres te definiëren bij een relatie, bijvoorbeeld een factuuradres. Deze adressen worden niet gesynchroniseerd naar Tribe CRM.