Hoe maak en verzend ik een factuur?

  • 10 December 2020
  • 0 reacties
  • 796 Bekeken

 

Introductie
Factureren is belangrijk en zou geen moeite moeten kosten.

  • Met Tribe CRM zie je in één oogopslag de facturen die nog gefactureerd kunnen worden.
  • Verzend met Tribe CRM facturen online in enkele klikken en altijd naar de juiste contactpersoon.
  • Eventueel automatiseer je het versturen van periodieke facturen (en aanmaningen).

De facturatiemodule draagt bij aan een gezonde cashflow en zorgt ervoor dat je weet waar in te grijpen. Je krijgt grip op je debiteurenbeheer.

 

  1. Hoe maak ik een factuursjabloon aan?
  2. Hoe maak ik een nieuwe factuur?
  3. Hoe zie ik de status van een factuur?
  4. Hoe kan ik betalingsherinneringen (geautomatiseerd) versturen?
  5. Hoe kan ik facturen crediteren?
  6. Werken met verkooporders i.p.v. facturen.
     

1 Hoe maak ik een factuursjabloon aan?

Voordat je gaat factureren, is het noodzakelijk een factuursjabloon en e-mail sjabloon aan te maken. Op de kennisbank staat een aantal verschillende artikelen over het maken en aanpassen van sjablonen. Deze kun je als naslagwerk gebruiken voor de aanpassingen die je wilt maken.

 

2 Hoe maak ik een nieuwe factuur?

Het beginpunt voor het maken van een factuur hangt af van jouw specifieke situatie. Het is mogelijk een factuur direct aan een relatie te koppelen, maar je kan deze ook aanmaken vanuit een activiteit, zoals een verkoopkans, project, werkbon, urenregistratie of abonnement. De afhandeling van de factuur is verder voor elke situatie gelijk.
 

Bovengenoemde activiteiten zie je alleen wanneer je de gelijknamige modules hebt geactiveerd. Het aanmaken van een factuur via één van deze activiteiten gaat heel intuïtief via de knop factuur. Alle productregels worden vanuit deze activiteiten direct overgenomen naar de factuur, zodat je eenvoudig en snel kunt factureren. In de artikelen over de verschillende modules wordt hier een verdere toelichting op gegeven. 

In deze alinea lichten we het aanmaken van een factuur direct bij een relatie toe. 

  1. Zoek en open de relatie naar wie je een factuur wilt versturen.
  2. Klik op de knop + factuur in de balk (open eventueel de opties onder + meer).
  3. Voer de gewenste gegevens in en selecteer het juiste factuursjabloon. Klik op opslaan.
  4. De factuur bevat nog geen productregels. Voeg nu eerst een of meerdere regels toe door op de knop + product te klikken. Je kunt hier producten uit het productenboek selecteren of direct een nieuw product toevoegen. De toegevoegde regels worden bij het invoeren automatisch opgeslagen.
  5. Door op het tabblad voorbeeld te klikken kan je een preview van de factuur bekijken voordat je deze verstuurt.
  6. Mocht je op deze specifieke factuur bijvoorbeeld een extra opmerking willen toevoegen, klik dan op het tabblad wijzigen. Het gekozen sjabloon wordt dan getoond. De wijziging die je maakt is alleen voor deze factuur van toepassing. Je past dus niet het sjabloon aan.
  7. Klik op de knop versturen. 
  8. Er wordt nu een e-mail scherm geopend. Pas eventueel de tekst van de e-mail aan en klik op versturen.
  9. De e-mail wordt nu verstuurd en de factuur wordt automatisch als bijlage toegevoegd aan de e-mail.

 

Wist je dat?

  • Het factuurnummer en - datum pas worden aangemaakt wanneer de factuur daadwerkelijk verstuurd is. 
  • Standaard het financieel e-mailadres van de relatie wordt gebruikt voor het facturatie e-mailadres. Wanneer dit niet is gevuld, zal het algemene mailadres van de organisatie worden gebruikt, wanneer dit niet is gevuld zal het mailadres van de contactpersoon wordt gebruikt. 
  • Een kopie van de factuur via het BCC adres kan worden verstuurd naar de boekhouding. Dit kan je instellen in de configuratie > facturatie.
  • De standaard betaaltermijn instelbaar is in de configuratie > facturatie.


3 Hoe zie ik de status van een factuur?

Om je direct inzicht te geven in de status van de verschillende facturen, staan er op het dashboard facturatie standaard twee widgets:

Facturen per fase: Iedere factuur doorloopt een aantal fasen. In dit widget staan alle facturen per fase. Zo heb je direct een duidelijk overzicht van bijvoorbeeld alle conceptfacturen welke nog moeten worden gefactureerd. 

Gefactureerd: Deze widget geeft je een totaaloverzicht van alle facturen die al gefactureerd zijn.

Natuurlijk kan je ook zelf widgets of weergaven aanmaken op basis van de gegevens die jij inzichtelijk wilt hebben. Meer informatie over het maken van widgets lees je in dit artikel en over het maken van een weergave lees je in dit artikel.

 

4 Hoe kan ik betalingsherinneringen geautomatiseerd versturen?

Helaas komt het weleens voor dat een factuur niet op tijd wordt betaald. Tribe CRM biedt je de mogelijkheid het versturen van de eerste en tweede herinnering te automatiseren. In Tribe CRM is al een standaard emailsjabloon voor herinneringen opgenomen, die je naar wens kunt aanpassen.  Het versturen van de herinneringen gebeurt door middel van een automation. Deze staat niet standaard geactiveerd. Volg onderstaande stappen om deze te activeren:

  1. Navigeer naar de configuratie > activiteiten > factuur.
  2. Open het tabblad automations.
  3. Activeer beide automations door het schuifje aan te zetten.

Wist je dat?

Het mogelijk is bepaalde relaties uit te sluiten bij het versturen van een herinnering. Activeer hiervoor het schuifje niet aanmanen op de relatiekaart.

De automations zorgen er iedere dag om 7 uur 's ochtends voor dat de herinneringen worden verstuurd. De herinnering wordt alleen verstuurd wanneer aan onderstaande voorwaarden is voldaan. Bij de herinnering wordt een kopie van de factuur als bijlage meegestuurd.

1e herinnering: 

  • Het schuifje niet aanmanen is niet geactiveerd.
  • De factuur heeft de status verstuurd.
  • De vervaldatum van de factuur is gelijk aan de huidige datum min 1 dag.

Na het versturen van de 1e herinnering zal automatisch de status van de factuur worden aangepast naar 1e herinnering.

2e herinnering:

  • Het schuifje niet aanmanen is niet geactiveerd.
  • De factuur heeft de status 1e herinnering.
  • De vervaldatum van de factuur is gelijk aan de huidige datum min 7 dagen.

Na het versturen van de 2e herinnering zal automatisch de status van de factuur worden aangepast naar 2e herinnering.

 

5 Hoe kan ik facturen crediteren?

Af en toe is het noodzakelijk een factuur te crediteren. Dit kan eenvoudig via het puntjes menu in de factuur.

Volg onderstaande stappen om de creditfactuur te versturen.

  1. Open de factuur die gecrediteerd moet worden.
  2. Klik op het puntjes menu rechtsboven de factuur > factuur crediteren.
  3. De creditfactuur wordt aangemaakt met status concept. Deze is terug te vinden in de de tijdlijn bij de openstaande activiteiten. De originele factuur staat in de tijdlijn bij de afgesloten activiteiten en heeft de status gecrediteerd.
  4. Open de creditfactuur en klik op de knop versturen.
  5. Er wordt nu een e-mail scherm geopend. Pas eventueel de tekst van de e-mail aan en klik op versturen.
  6. De e-mail wordt nu verstuurd en de creditfactuur wordt automatisch als bijlage toegevoegd aan de e-mail.

6 Werken met verkooporders i.p.v. facturen

Maak jij gebruik van verkooporders i.p.v. facturen? Pas dit dan aan in de configuratie van Tribe CRM. Door eenvoudig het schuifje werken met verkooporders i.p.v. met facturen aan te zetten in de configuratie > facturatie, zal het systeem de nodige aanpassing doen. Wanneer je gebruik wilt maken van de verkooporder activiteit heb je ook de facturatiemodule nodig.


0 reacties

Geen reactie

Reageer